Résumé du livre “La 25ème heure” de Guillaume DECLAIR, Bao DINH & Jérôme DUMONT.
S’organiser
La puissance du non
Pour rester productif, il faut limiter les sollicitations pour se concentrer sur ses objectifs. Il faut donc apprendre à décliner les nombreuses sollicitations.
Les deux raisons pour lesquelles vous dites “oui” trop souvent :
– Vous n’avez pas clairement défini vos objectifs personnels
– Vous avez peur de vexer ou blesser votre interlocuteur
Un non vaut mieux qu’une absence de réponse, ou qu’un “oui” qui vous engage dans une tâche inutile.
“Mieux vaut dédier un peu de temps à décliner une sollicitation plutôt que l’accepter et en perdre encore plus.”
La To Do List
Une tâche inachevée prend beaucoup de plus de place dans votre cerveau qu’une tâche achevée. C’est ce qu’on appelle l’effet Zeigner.
Pour éviter d’encombrer votre cerveau avec toutes les tâches que vous avez à effectuer, et prendre le risque d’en oublier, usez et abusez de la to do list.
Appliquer la règle des 2 minutes
Si une tâche prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite.
Déléguer
Il faut le voir comme un investissement. C’est-à-dire accepter de perdre du temps au début pour en gagner plus tard.
Prioriser
- Identifier les 3 tâches importantes de sa journée et commencer par la tâche la plus difficile. (cf. Avalez le crapaud de Brian Tracy)
- Allouer un créneau pour terminer ces tâches. On appelle “timeboxing” le fait de bloquer un créneau dans son agenda pour les réaliser. Cela évite de prévoir autre chose, ou que quelqu’un bloque un rendez-vous ou une réunion sur ces plages horaires.
Peut être couplé avec la méthode Pomodoro :
Planifier 4 sessions de 25 minutes de travail, entrecoupées de 5 minutes de pause. Après les 4 sessions, faire une pause plus longue, puis recommencer.
“Si vous ne remplissez pas votre calendrier, ce sont les autres qui vont rythmer votre journée de travail à votre place.”
- Utiliser les modes “hors connexion” pour avancer sur les sujets prioritaires.
- Commencer par les tâches passives. C’est-à-dire les tâches déléguées (commencer par déléguer les tâches qui seront effectuées par d’autres personnes) et les tâches à délai (envoyer un mail qui nécessite une réponse par exemple).
Combattre la procrastination
La procrastination est un mécanisme de défense du cerveau qui nous incite à fuir pour chercher quelque chose de plus facile.
Loi de Laborit = tendance de l’Homme à fuir la difficulté pour rechercher un nouvel état de plaisir. Recherche de la gratification immédiate, associée à la libération de dopamine.
- Utiliser la technique de l’échelle : Décomposer une tâche complexe en sous-tâches motivantes. Permet d’avoir la sensation d’avancer en cochant des cases de sa to do list.
- Se fixer des deadlines. Pour qu’elles aient plus d’impact, vous pouvez vous engager sur un délai auprès d’une personne, par exemple.
- La technique de la première seconde. Le plus dur, c’est la première seconde. On a tendance à croire qu’il faut être motivé, alors que c’est l’inverse. Il faut agir pour être motivé.
- Rendre une tâche plus agréable grâce à la technique de la power hour. Si vous avez une tâche ennuyante ou à faible valeur ajoutée à réaliser, trouvez un moyen de la rendre plus attrayante. Par exemple, se retrouver avec des collègues, écouter de la musique, apporter quelque chose à grignoter…
Se concentrer
Une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois.
Loi de Carlson
1. Chasser les pensées parasites
La technique de la To Do list est efficace pour se décharger mentalement. Dès qu’une idée apparaît, ou qu’une tâche vient s’ajouter, la noter sur sa to do list pour pouvoir la traiter plus tard et arrêter d’y penser.
Trois outils pour compléter :
– Les Boomerangs pour se souvenir de relancer quelqu’un quand on envoie un mail.
Par exemple, l’outil Mixmax sur Gmail.
– L’Inbox Zéro
A la réception d’un e-mail, l’archiver immédiatement si aucune action n’est nécessaire.
S’il demande une action :
> Répondre puis archiver
> Ou ajouter à la to do list puis archiver
Se fixer un objectif Inbox Zéro 1 à 2 fois par semaine.
– Le Clean Desk
Un bureau encombré est un esprit encombré. Mettre en place une routine hebdomadaire pour faire place nette sur son bureau (physique et digital).
2. Se protéger des tentation
Utiliser des outils de blocage pour ne pas être déconcentré par des notifications, et bloquer les applications qui sont une tentation comme les réseaux sociaux.
👉 Outil Freedom
Utiliser un outil de “parking” pour mettre de côté les contenus qui nous intéressent pour les consommer plus tard.
👉 Outil Pocket sur Google Chrome
3. Créer sa bulle
Quelques astuces pour se mettre dans une bulle de travail et améliorer sa concentration et sa productivité :
- Mettre des écouteurs. Cela montre qu’on est occupé et empêche d’être dérangé. La musique aide également à se concentrer sur sa tâche (cf. Site Noisli).
- Changer de lieu de travail de temps en temps : café, coworking, maison, etc.
- Partir quelques jours loin de tout pour s’isoler. C’est la méthode “Thinkweek” de Bill Gates.
État de flow = capacité à consacrer 100% de son attention à une tâche complexe (cf. Flow de Mihaly Csikszentmihaliyi)
4. Passer aux communications asynchrones
Communications synchrones : les interlocuteurs échangent au même moment (face à face, téléphone…)
Communications asynchrones : pas obligé de se répondre immédiatement (courrier, e-mail, SMS…)
Privilégier l’asynchrone sauf en cas de situation trop complexe (cf. règle des 3 emails) ou de vraies urgences.
- Limiter le téléphone
- Traiter ses e-mails seulement 2 à 3 fois par jour (extension Chrome Inbox when ready sur Gmail)
- Ne pas lire ses emails pro hors horaires de travail (cf. effet Zeigarnik)
5. Dire stop aux notifications
- Désactiver les notifications
- Installer un adblocker
- Se désinscrire des newsletters inutiles. Si vous vous dites “ça pourrait me servir un jour”, alors autant les mettre directement à la poubelle.
Accélérer
Accélérer avec la méthode FAST : Fundamentals, Automation, Speed, Twenty-Eighty Rule
1. Fundamentals
Mettre en place les bonnes conditions de départ.
- Se reposer
La fatigue peut entraîner de mauvaises décisions. La “décision fatigue” est liée aux nombreuses micro-décisions que nous avons à prendre chaque jour.
- Un esprit sain dans un corps sain
Grâce au sport (Apps 7 Minute Workout et Sworkit) et à l’alimentation.
- Se caler sur son horloge biologique
Mettre à profit son “biological prime time”, c’est-à-dire le pic d’énergie biologique. C’est le moment de la journée où l’on atteint un sommet de motivation et de concentration.
(Cf. Questions de typologie circadienne de H. Ostberg)
- Avoir du bon matos
Vous pouvez également effectuer des réglages. Par exemple accélérer la vitesse du pointeur de la souris.
- Google is king
Les outils Google associent collaboration, enregistrement permanent et fonctionnalités.
2. Automation
Automatiser les actions répétitives.
- Laisser son ordi remplir les formulaires
Grâce à des outils ou application tels que
1Password pour les identifiants et mots de passe
Dashlane pour préremplir les formulaires
- Laisser son ordi traiter les e-mails
L’outil Mixmax de Gmail permet par exemple d’appliquer des filtres, de générer des réponses automatiques et d’archiver les messages automatiquement.
L’extension YAMM permet le publipostage d’e-mails.
- Laisser son ordi gérer les processus
Il est possible d’automatiser certains processus rébarbatifs grâce à des outils comme Zapier ou Hazel (sur Mac). Cela permet de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
- Utiliser l’intelligence artificielle
La reconnaissance vocale : On parle en moyenne deux fois plus vite que l’on tape au clavier.
La dactylographie sur mobile : Utiliser un clavier type SwiftKey (app mobile) qui permet d’accélérer la rapidité d’écriture.
La traduction : Elle fait disparaître la barrière de la langue. L’ensemble du web devient accessible au monde entier grâce à l’extension chrome Google Traduction.
L’organisation des rendez-vous : Il est possible d’utiliser un assistant virtuel comme Julie Desk par exemple.
3. Speed : Accélérer les tâches du quotidien
Identifier où se trouvent les plus gros gisements de productivité en analysant les répartitions des tâches sur la semaine. Il est possible de le faire avec l’outil RescueTime.
3.1 Accélérer sa vitesse d’écriture
La dactylographie
Tester sa vitesse d’écriture sur 10fastfingers par exemple.
< 30 mots/minute ? Vous tapez moins vite que la moyenne.
Il est possible d’accélérer en ayant le bon positionnement des doigts, ce qui permet de ne jamais regarder le clavier et de minimiser le déplacement des doigts.
Il existe des outils gratuits en ligne pour s’entraîner 10 minutes par jour, par exemple Typingclub.
Les abréviations
Utiliser l’extension Chrome AutoTextExpander pour pré-enregistrer des phrases types et une abréviation associée.
D’autres apps payantes permettent de le faire : aText ou Alfred App.
Les modèles
Pré-écrire certains modèles d’e-mails pour ne plus avoir qu’à les personnaliser avant de les envoyer. Il existe une fonction “réponse standardisée” sous Gmail.
Pour du publipostage d’e-mails, utiliser le Mail merge avec l’extension Chrome YAMM (Yet Another Mail Merge)
4 techniques pour communiquer par e-mail
1/ Ecrire en début d’e-mail ce qu’on attend de la personne (idéalement une seule question).
Technique “TL;DR” = Too Long, Didn’t Read -> Résumer en quelques phrases le contenu de l’e-mail au début, puis donner plus de détails en dessous.
2/ Utiliser une structure “si…alors”. Par exemple “Voici ma proposition. Si ça te convient, fais ça. Sinon, fais ça”
3/ Hiérarchiser l’information en utilisant des bullet points ou des listes numérotées.
4/ Illustrer ses propos à l’aide d’images, graphes ou vidéos.
3.2 Accélérer sa vitesse de lecture
Deux secrets pour accélérer sa lecture :
- Ne pas subvocaliser, c’est-à-dire ne pas répéter mentalement ce que vous lisez.
- Accélérer le regard.
Il est possible de s’entraîner à lire plus rapidement. Cette technique est surtout pertinente pour la lecture de longs documents rébarbatifs, afin de gagner du temps.
Autre alternative : les podcasts ou livres audio.
3.3 Accélérer sa navigation
Vous pouvez prendre le temps d’apprendre le maximum de raccourcis claviers pour ne quasiment plus avoir à toucher votre souris.
